Zaman Yönetimi Teknikleri Nelerdir?

Pomodora Tekniği

Zaman Yönetimi Teknikleri içinde Pomodora tekniği, son zamanlarda YouTube gibi sosyal medya mecralarında da oldukça yaygınlaşmış bir tekniktir. Çoğu kişi hep birlikte bu tekniği uygulayarak dikkatlerini yalnızca yapacakları işe, konulara, projelere, ödevlere ve daha birçok şeye vererek başarıyı sağlamada önemli adımlar atmışlardır. Bu teknik çok bilinmese de en eski ve en etkili yöntemlerden birisidir. Pomodora tekniğini kullanarak yapacaklarınızı planlayıp zamanı mükemmel bir şekilde tasarlayarak iyi bir çalışma ortaya koyabilirsiniz. Hadi bu yöntemin nasıl uygulandığına bir göz atalım.

Bu yöntemde bir zamanlayıcımızın olması gerekiyor. Telefon ya da çalar saati tam da burada kullanabilirsiniz. Eğer çalar saatiniz varsa telefondan uzaklaşmak daha da iyi olacaktır çünkü bu çalışmada dikkatimizin dağılmasını istemiyor ve kendimizi çalışmaya veriyoruz. Zamanlayıcıyı önce 25 dakikaya ayarlamak gerekmektedir. 25 dakika boyunca çalıştıktan sonra zamanlayıcımız bizi uyaracak ve alarmımız çalacaktır. Daha sonra çalışmaya 5 dakika ara verip mola süresince yine bir zamanlayıcı ayarlamalıyız. Toplam bu 30 dakikaya 1 pomodora adı verilmektedir. Yani yalnızca daha 1 pomodora yapmış oluyoruz. Eğer yapılacak iş çok fazla yoğun bir iş ise arka arkaya 4 pomodora yapılabilir. Yapılan her 4 pomodoradan sonra ise, 20-30 dakika arasında bir mola vermeniz gerekmektedir. Bu şekilde pomodora tekniğini kullanarak mükemmel bir çalışmaya ulaşmak kolay oluyor.

Kanban Tekniği

Zaman Yönetimi Teknikleri arasında diğer seçenek olan Kanban tekniğinin nasıl geliştirildiğinden bahsedecek olursak eğer, Toyota fabrikasında çalışan bir mühendis tarafından geliştirilmiştir. Japonların sıklıkla kullandığı bir zaman yönetimi tekniği olduğunu söyleyebiliriz. Bu teknik eskiden fabrikalardaki kişiler için çok uygun bir teknik olsa da artık günümüzde her iş alanında kullanılabiliyor.

Kanban tekniği için gerekli olan şeyler bir bilgisayar veya bir telefon olacaktır. Burada telefonunuza ya da bilgisayarınıza bir not defteri açarak ilk önce yapılacaklar listesi hazırlanıyor. Yapılacak işler, dersler konular vs. bir liste şeklinde hazırlanıyor. Bir de yapıyor olduklarım şeklinde bir başlık açılıyor ve oraya şu an yapıyor olduğunuz işleri yazmanız gerekiyor. 3. Adımda ise artık bitirilen işlerin olduğu bir bölüm ayrılıyor. Oraya ise, yapıyor olduklarım bölümündeki biten işleri görmek amacı ile yazılıyor.

Bu teknikteki amaç biten işleri görmek ve nelerin kaldığına dikkat çekmek amacı ile yapılmaktadır. Tekniği kullanarak hem zaman tasarrufu kazanıp hem de verimli, planlı bir çalışma düzeni elde edebilirsiniz.

• Eisenhower Matrisi

Eisenhower Matrisi, kim tarafından bulunmuştur diye soracak olursanız hemen cevabını verelim. Eisenhower Matrisini, ABD başkanı Dwigh David Eisenhower tarafından geliştirilmiş bir zaman yönetimi tekniğidir. Bu teknikte yapılması gerekenler Acil-Acil Değil-Önemli-Önemli değil şeklinde 4 bölüme ayrılıyor. Önceliklere göre bir sıralama söz konusu oluyor burada.

Acil Önemli: İlk önce yapmanız gereken ve çok önemli olan işi buraya yazabilirsiniz. Ertelenemeyecek olan işlerin buraya yazılması önemlidir. Hemen o işi halletmeniz gerektiğini düşünmeniz sağlayacaktır ve kaytarma gibi faktörlere yol açmayacaktır.

Acil Değil Önemli: Bu alan, acil olmayan yani süresi uzun işlerin yapılmasında kullanılır. Hemen yapmanız gerekmeyen fakat önemli olmayan işleri planlayıp bu kısma yazmanız kolaylık sağlamaktadır.

Acil Önemsiz: Burada planlanmamış ve birden ortaya çıkan işler belirtilmelidir. Aniden oluşan işler için kullanılabilir bir alandır.

Acil Değil ve Önemsiz: Yapmasanız bir şey kaybetmeyeceğiniz ve acil olmayan işleri burada planlayabilirsiniz.

Zaman Yönetiminin Faydaları Nelerdir?

Yüksek Verim: Çok çalışmanın çok verim demek olmadığını zaman yönetiminde tam anlamıyla görmüş oluyoruz. Zaman yönetimi teknikleri kullanılarak çok daha verimli ve sağlıklı çalışmalar elde edilmektedir.

Stressiz Günler: Zamanında bitirilen işler kadar huzur veren başka bir şey var mıdır tartışılır. Bugünün işlerini zamanlama ayarı ile yarına bırakmadığınızda stressiz günler geçireceğinizi düşünün ve zaman yönetimine başvurun.

Hedeflere Hemen Ulaşın: Düzenli ve planlı olmak istenilen statüye ulaşmada bir numaralı taktiklerdendir. Zaman yönetimi ve çalışmalar ile kariyerde istediğiniz noktaya ulaşmanız mümkündür. İyi planlama ve yönetim rakiplerinizi elemenize yardımcı olacaktır.

Çevresel Faktörler ve Ders Çalışma İlişkisi

Bazen öğrenciler ya da herhangi önemli bir planlama gerektiren işte çalışan kişiler, çevreden etkilendiğinin farkına varmazlar. Çevresel faktörlerden kastımız şudur:

• Ortam İle ilişkili: Çalışma ortamınızdaki dağınıklık, yüksek ses, karmaşık konular, dosyalar ve odanın konumu ya da güneş almaması, havasız kalması gibi problemler ders çalışmayı ya da işe odaklanmayı zorlaştıran etmenlerdendir.
• Arkadaş Çevresi: Öğrencilerin birbirinden ne kadar fazla etkilendiğini söylemeden geçemeyiz. Arkadaş çevresini iyi seçemeyen ya da kendisi belirleyemeyen kişiler olumsuz etkilere kapılabilir. Ayrıca şunu da belirtmeliyiz ki; grup çalışmasına yatkın olmayan kişiler arkadaş çevresi ile grupsal çalışmalara girdiklerinde de sıkıntılar yaşamaktadır.
• Ailesel Problemler: Ev içindeki refah ve mutluluk seviyesi öğrencilerin daha iyi anlama ve öğrenmelerini her ne kadar ebeveynler farketmese de önemlidir. Aile içi problemlerin çocuklara yansıtılması onların çalışma, anlama, soru sorma yeteneğinin körelmesine hatta belki de içe kapanmasına yol açabilir.

Öğrenci Koçu İle Zaman Yönetimi

Öğrencilerin zamanlarını yönetmek, planlamalarda bulunmak gibi problemleri üzerine öğrenci koçları yardımlarda bulunabilirler. Bu tarz sorunlarda yapılması gereken, izlenmesi gereken birkaç adım vardır ve öğrenci koçu ile öğrenci arasında bu yavaşça ve etkin bir biçimde halledilir. Öğrenciyi kendi kontrolünü ele almayı sağlayacak bu çalışmalar ile öğrenciler hayatları boyunca uygulayabilecekleri taktikler öğrenebilirler. Gelelim öğrenciler öğrenci koçu desteği ile zamanlarını nasıl yöneteceklerine;

• Öncelik Oluşturma

Önceliklerini bilen ve yazan öğrenciler çalışmaya ve düzene diğerlerine göre 1-0 önde başlamaktadır. Hedeflere ulaşabilmek için öncelikleri neye göre belirleneceğimizi öğrenci koçu sayesinde öğrenebiliriz. Ödevler ve görevler gibi sıkıcı sorumlulukları hepimiz ertelemeyi tercih ederiz. En sıkıcı olanları onlardır. Bu yüzden en önemli öncelikleri belirlemelisiniz. En önemli ödevden en az önemliye kadar bir liste oluşturabilirsiniz. Ödevleri, yetişecek konuları teslim tarihi gibi sıralamalar ile yazabilirsiniz.

• Zaman Çizelgeleri

Zaman çizelgesi oluşturmak için bir takvim ya da ajanda yeterli olacaktır. Eğer Ajanda kullanıyorsanız ödevlerinizi aktivitelerinizi ya da belirli görevlerinizi periyotlar içerisinde belirlemek önemlidir. Dersler konular işler gibi birçok yazmayı istediğiniz olayları çizergenize not alabilirsiniz. Not almak önemli şeyleri unutmamayı da sağlamaktadır. Zamanı etkili bir şekilde kullanmak için ödevlere ya da çalışmanız gereken konulara daha fazla zaman ayırabilmek için zaman çizelgesi kullanabilirsiniz.